May 11, 2018

英文メールの書き方 季節の挨拶はいらない

去年あたり、ちょっと血迷って日本人の多い大都会に引越しをして、日系企業を含めて就活をしていたんです実は。

その時に日本語の難しさを知りました_| ̄|○

僕は日本に居た頃は、官公庁が顧客の仕事でメールや書類のやり取りをしていたので
  • お世話になっております
  • 何卒よろしくお願いします
  • 添付ファイルをご確認下さい

みたいなビジネス用語は余裕だと思っていたのですが、ダメでした(笑)。





Eメールは簡潔に


自分の日本語力はさておき、日系の人材会社から頂いたメールはの日本語が素晴らしくて感動すら覚えました。

日本語も英語もビジネスレベルとはこういうことなんですね。
カナダに居ながらあんな完璧な敬語を保つのは尊敬しかありません。

特に要件以外の、季節の挨拶的な出だしとか最後にもこちらを気遣う一文。多分テンプレートではないと思わせるカスタマイズされた文章。

英語でも、紙に印刷されて郵送される、いわゆるレターだと出だしが挨拶で最後は相手を気遣う文章で締められます。

カナダの大学でビジネスレターの授業を取りましたが、「Goodwill を築け」、つまり相手を良い気持ちにさせましょうみたいなことを何度も言われたのを覚えています。

レターと言っても、「お手紙」ではありません。日本語だと「ラブレター」のように「お手紙」というイメージがありますが、英語だと公式な書類もレターと呼ばれます。入学許可書や推薦状もレターです。

紙のレターはフォーマルで公式なものなので昔ながらの形式がそのまま使われていますが、メールでは簡潔さが求められます。

そうなんです、日本語同様出だしと最後は挨拶的な文章が入るカナダのビジネス文書でも、レターではなくメールとなると違ってくるのです。


メールとEメールは違う



その前に一言。

日本語でメールと言えば電子メールですが、英語の場合 mail は本来郵送を指す言葉なので、電子メールの意味で mail と言ってしまうと混乱を招くので email や e-mail のようにEを付けるのをお忘れなく。

というわけで郵送(レター)と違って、メール(Eメール)では簡潔さが求められるのです(大事なことなので2回言いました)。


季節の挨拶はいらない




10年ぐらい前、カナダの某団体でアルバイトをしていたときに、日本からのメール(英語)を目にしたことがありました。上司が日本の取引先とやりとりをしていたのでそのお手伝いをしていました(相手には日本人スタッフがいることを知らせていない)。

そのメールには
「東京では桜が咲いてすっかり春になりました」
的なことが書いてありました(英語で)。

…かわいい(*'ω'*)

個人的に知り合いとか友達でもない限り、こういう文章は英語ではメールには書きません。この日本の取引先は実際に会ったり電話をしたりしない、メールと郵送だけの相手だったので、「友達かよwww」、「桜の報告www」みたな、ほっこりした気持ちになりました。

ビジネス的ではない、と言い換えることもできます。

日本語だと自然な事で、むしろ季節の挨拶がないのはぶっきらぼうで失礼な印象になってしまうかもしれませんが、英語のメールではいきなり本題に入ることが多いです(社会人は忙しいので)。


せいぜい
I hope you are well.
I hope this message finds you well.
などの一行程度です。

日本語でも、郵送する文書と違ってメールは簡潔であっさりしているとは思いますが、

  • お世話になっております。
  • お疲れ様です。


などの挨拶から始まりますが、英語だといきなり本題に入ります。



Dear じゃなくてもオッケー


イギリスなどでは違うかもしれませんが(あまりカジュアルじゃないって聞くし)、少なくともカナダでは同僚や上司、取引先には Hi _____(名前)、Hello _____ (名前)でよくて、必ずしもDearでなくても大丈夫です。


Dear はまさに直訳の「親愛なる」の通り、顧客へ「お客様を大事にしています」とアピールするときとか、社長が従業員に「社員を大事にしています」とアピールするときに使われているような気がします。

上司へ改まって退職届などを出すなら別ですが、上司だろうがなんだろうが日常のメールでは Hi _______, の方が自然です。


それでもヨーロッパの国や、英語を母国語としない国では Dear を使っている所が多い気もするので(気がするだけです)、この Hi の件は①カナダやアメリカに限って②自分が知る限り、なんですけどね。


そうそう、アメリカの企業ともメールやfax(たまに電話)をするので、わりと確かです。





あくまでも個人の感想なので、正確な英語の情報については各自ググるように。



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